Modèle gratuit · Contrathèque et gestion des contrats
Tableau de suivi des contrats : modèle Excel gratuit
En bref
Un tableau de suivi des contrats liste chaque contrat avec son fournisseur, son montant, sa date de fin, sa reconduction et son préavis, et en déduit la date limite pour le dénoncer. Notre modèle Excel gratuit calcule cette date, compte les jours restants et colore en orange les contrats sur lesquels il faut décider.
Télécharger le modèle
Le classeur a quatre onglets : « Contrats » (150 lignes ; seules les cases jaunes se saisissent, le reste se calcule, avec une synthèse par statut), « Exemple (fictif) » (dix contrats inventés dont les dates se recalculent chaque jour), « Mode d'emploi » (calculs et règles, avec leurs sources) et « Limites d'un tableur ». Pour recevoir ce tableau de suivi des contrats Excel, remplissez le formulaire en haut de page.
Ce tableau de suivi des contrats fournisseurs vaut pour les prestations, les abonnements, la maintenance et la location de matériel.
Ce que contient chaque colonne
Le contrat
| Colonne | Ce qu'on y met |
|---|---|
| Fournisseur, objet | Raison sociale exacte et objet précis : « maintenance de la climatisation », pas « contrat Gamma » |
| Catégorie | Liste déroulante (informatique et logiciels, télécoms, maintenance…) pour filtrer par famille d'achat |
| Responsable interne | Qui décide de la suite. Sans nom, la ligne n'appartient à personne |
| Montant annuel HT | Le coût annuel, additionné par statut dans la synthèse |
| Lieu de stockage | Où est le document signé. « Introuvable » est aussi une réponse utile |
Les dates et la reconduction
| Colonne | Ce qu'on y met |
|---|---|
| Date de début | La date d'effet |
| Date de fin de la période en cours | Pas la fin de la durée initiale si le contrat a été reconduit |
| Reconduction tacite | Oui ou Non, d'après la clause de durée |
| Durée de reconduction | Durée de chaque nouvelle période, en mois (12, 24, 36…) |
| Préavis | En mois si le contrat dit « trois mois », en jours s'il dit « 90 jours » : une seule des deux colonnes |
Si la clause ne fixe pas la durée des nouvelles périodes, le contrat renouvelé devient à durée indéterminée (article 1214 du Code civil) : laissez la durée vide.
Le suivi
« Dénonciation envoyée le » reçoit la date de votre lettre de non-reconduction : le statut passe à « Dénoncé », puis à « Terminé » à la date de fin ; une lettre partie après la date limite laisse le statut sur « Dépassé ». « Prochaine échéance si reconduit » donne la fin de la période suivante, à reporter quand le contrat repart. Deux colonnes notent l'indice de révision des prix et son plafond.
La date limite de dénonciation
Le calcul
Date limite = date de fin moins préavis. Un préavis en mois se retire en mois du calendrier (fonction MOIS.DECALER, EDATE en anglais) ; si le jour n'existe pas dans le mois d'arrivée, le tableau prend le dernier jour du mois. Un préavis en jours se retire jour par jour. Quelques résultats du fichier :
| Date de fin | Préavis | Date limite |
|---|---|---|
| 31/03/2027 | 3 mois | 31/12/2026 |
| 31/03/2027 | 1 mois | 28/02/2027 |
| 31/03/2028 | 1 mois | 29/02/2028 |
| 30/06/2027 | 3 mois | 30/03/2027 |
| 30/06/2027 | 90 jours | 01/04/2027 |
Le préavis de résiliation se compte selon le verbe de la clause (« reçue », « notifiée », « adressée ») ; dans le doute, raisonnez sur la réception et envoyez au moins deux semaines avant la date limite. Personne ne vous rappellera l'échéance, sauf clause en ce sens : l'obligation d'information de l'article L215-1 du Code de la consommation protège les consommateurs, pas une entreprise qui achète pour son activité.
Les statuts et les seuils
| Statut | Quand |
|---|---|
| En cours | Plus de 90 jours avant la date limite |
| À anticiper | Date limite dans 31 à 90 jours : préparer la décision |
| À décider | Date limite dans 30 jours ou moins : trancher |
| Dépassé | Date limite passée, contrat pas encore échu : il sera reconduit, sauf accord du fournisseur |
| Reconduit | Date de fin passée sans dénonciation : le contrat est reparti |
| Dénoncé, puis Terminé | Lettre envoyée à temps, puis contrat arrivé à son terme |
| À compléter | Date de fin ou préavis manquant : aucun calcul possible |
Les seuils se règlent en haut de l'onglet. À 90 jours, il reste le temps de mesurer l'usage réel et de demander des devis ; pour une remise en concurrence ou un logiciel métier, portez le premier seuil à 180 jours.
Les trois erreurs classiques
- Surveiller la date de fin au lieu de la date limite d'un contrat à tacite reconduction. Exemple fictif : une location de copieurs à 9 600 € HT par an finit le 30 septembre, avec trois mois de préavis. Un rappel « un mois avant la fin » sonne deux mois après la date limite du 30 juin.
- Garder la date de fin d'origine. Un contrat d'un an signé en 2022 et reconduit depuis ne finit pas en 2023 : reportez la « Prochaine échéance si reconduit ».
- Saisir le préavis de mémoire. Un avenant ou les conditions générales du fournisseur ont pu le changer : six mois saisis « 3 mois » décalent la date limite de trois mois.
Quand le tableur ne suffit plus
Le tableau tient tant qu'une personne suit quelques dizaines de contrats et l'ouvre chaque mois ; l'onglet « Limites d'un tableur » dit pourquoi. Passez à une contrathèque quand une reconduction a déjà été ratée, quand plusieurs services signent des contrats, ou quand le suivi des échéances des contrats vous prend plus de temps que vous n'en avez. Le guide de gestion contractuelle décrit l'organisation du suivi, et la fiche cycle de vie des contrats ses étapes.
Dans la contrathèque de Naigo, la date limite se calcule de la même façon dès que la date de fin et le préavis sont connus ; un clic pose le rétroplanning, dont une tâche « Dénoncer le contrat avant le… » quinze jours avant la date limite, avec rappels par e-mail. Vous interrogez aussi le contrat en langage naturel, et la réponse cite le passage source.
Sources
Publié le 9 octobre 2026
Informations générales, à jour à la date indiquée : elles ne remplacent pas l'avis d'un professionnel du droit sur votre situation.