Modèle gratuit · Expression du besoin et cahier des charges
Cahier des charges GED : modèle et exemple
En bref
Un cahier des charges GED (gestion électronique des documents) précise les documents à gérer et leurs volumes, le plan de classement, les droits d'accès, la recherche, les durées de conservation et les intégrations avec vos outils. Notre modèle Word gratuit, écrit côté acheteur et non par un éditeur, suit ce plan avec ses tableaux à compléter.
Télécharger le modèle
Le modèle, au format Word, compte onze rubriques : contexte, documents et volumes, plan de classement et droits, fonctions attendues, conservation et valeur probante, intégrations, reprise de l'existant, exigences techniques et réversibilité, déploiement, modèle de prix attendu et conditions de la consultation. Il reprend la structure de notre modèle de cahier des charges général, avec ce qui est propre à une GED. Pour le recevoir par e-mail, remplissez le formulaire en haut de page.
Les tableaux à compléter :
- Documents et volumes : type de document, origine (papier, e-mail, logiciel), volume annuel, stock existant, durée de conservation.
- Six fonctions attendues, déjà rédigées et à prioriser : capture et reconnaissance de texte, indexation, recherche, versions, circuits de validation, partage avec l'extérieur.
- Intégrations : messagerie, logiciel comptable ou ERP, suite bureautique, signature électronique.
- Grille de prix : abonnements, stockage, paramétrage, reprise, numérisation du stock papier, formation, maintenance et export en fin de contrat.
Les fonctions du modèle décrivent un résultat, pas un produit, selon la méthode du cahier des charges fonctionnel. Le cahier des charges fonctionnel d'une GED se limite rarement à ces six lignes : ajoutez celles que vos processus imposent, une par ligne. Le modèle existe en Word pour que vous puissiez l'adapter ; si vous avez besoin d'un cahier des charges GED en PDF pour le diffuser, Word l'exporte en un clic.
Pour vous en servir :
- Faites l'inventaire des types de documents avec chaque service concerné, volumes compris.
- Faites valider les durées de conservation par la finance, les ressources humaines et le juridique.
- Esquissez le plan de classement et les profils d'utilisateurs, sans chercher la perfection.
- Priorisez les six fonctions du modèle et ajoutez celles qui vous sont propres.
- Complétez les intégrations et la reprise avec la DSI, puis fixez le calendrier et les critères de choix.
Les exigences propres
Une GED ne vaut que par le classement qu'on y met. Quatre sujets distinguent un bon cahier des charges GED d'une liste de fonctions recopiée d'une plaquette.
Documents et volumes
Partez des documents, pas des fonctions. Pour chaque type (factures fournisseurs, contrats, dossiers du personnel, documents techniques…), indiquez d'où il vient, combien il en arrive par an, combien en existent déjà et combien de temps il faut les garder. Ces chiffres dimensionnent le stockage, la capture et la reprise, donc le prix.
| Type de document | Origine | Volume annuel | Stock existant (chiffres fictifs) |
|---|---|---|---|
| Factures fournisseurs | E-mail et papier | 18 000 | 120 000 sur un serveur de fichiers |
| Contrats | Signature électronique et papier | 400 | 3 500, dont 1 200 en papier seulement |
| Dossiers du personnel | Papier | 250 entrées | Armoires de 6 sites |
La colonne « origine » pèse sur le prix : un document qui arrive par e-mail se capture automatiquement, un document papier demande une numérisation, donc un scanner, une personne et du temps. Indiquez aussi ce qui va changer sur la durée du contrat : un nouveau site, une acquisition, ou la généralisation de la facture électronique, qui fera basculer une partie de vos factures papier vers des flux numériques. Les volumes de l'an prochain ne seront pas ceux de cette année, et l'offre doit pouvoir suivre sans renégociation.
Plan de classement et droits
Le plan de classement est l'organisation logique des documents : par processus, par service, par client ou par dossier. Décrivez-le, au moins dans ses grandes lignes, avec les métadonnées obligatoires pour chaque type de document (fournisseur, montant et date pour une facture ; contrepartie, date d'échéance et montant pour un contrat). Ce sont les métadonnées, bien plus que les dossiers, qui rendront la recherche utile.
Les droits suivent les profils : qui lit, qui modifie, qui supprime, et quels services ne doivent pas voir les documents des autres. Les dossiers du personnel et les contrats sensibles justifient un cloisonnement strict. Restez lisible : vingt profils différents deviennent ingérables, cinq ou six couvrent la plupart des organisations.
| Profil (exemple) | Lecture | Modification | Suppression |
|---|---|---|---|
| Utilisateur d'un service | Documents de son service | Ses documents | Non |
| Responsable de service | Documents de son service | Documents de son service | Sur validation |
| Ressources humaines | Dossiers du personnel | Dossiers du personnel | En fin de durée de conservation |
| Administrateur | Paramétrage, pas le contenu sensible | Plan de classement et profils | Non |
Recherche et conservation
La recherche doit fonctionner sur le texte des documents, y compris numérisés, grâce à la reconnaissance de caractères, et sur les métadonnées, en respectant les droits de chacun. Un bon critère de validation : un utilisateur retrouve un contrat à partir du nom du fournisseur et de l'année, en moins d'une minute.
Pour la conservation, fixez une durée par type de document, et ce qui se passe à son terme : archivage, destruction, avec une trace de la destruction. Les durées découlent d'obligations comptables, fiscales, sociales ou contractuelles : faites-les valider par la finance, les ressources humaines et le juridique plutôt que de les inventer.
Si vous voulez qu'un document numérisé fasse foi à la place du papier, le cahier des charges doit le dire. L'article 1379 du Code civil donne à la copie fiable la même force probante que l'original. Deux normes AFNOR servent de référence : la NF Z42-026 pour la numérisation fidèle de documents papier, et la NF Z42-013 pour la conservation des archives électroniques dans des conditions qui préservent et démontrent leur intégrité. Demandez aux candidats comment ils y répondent, et avec quelle preuve.
Intégrations
Une GED isolée se remplit mal. Listez les outils avec lesquels elle doit échanger : la messagerie (pour capturer les pièces jointes), le logiciel comptable ou l'ERP (pour rattacher les factures aux écritures), la suite bureautique (pour enregistrer sans quitter son document) et la signature électronique (pour classer automatiquement les contrats signés). Pour chacun, décrivez l'échange attendu en une phrase, et demandez si le connecteur est standard ou à développer.
Les erreurs fréquentes
- Recopier l'arborescence du serveur de fichiers. Elle a grandi au fil des années et des départs ; la GED est l'occasion de la repenser, pas de la figer.
- Oublier les métadonnées. Sans elles, la GED devient un serveur de fichiers plus cher.
- Ignorer la reprise de l'existant : volume, qualité du classement actuel, ce qui sera repris, reclassé ou laissé en archive.
- Ne prévoir aucune durée de conservation, et découvrir dans cinq ans que rien n'a jamais été supprimé.
- Confondre GED et archivage électronique. La GED sert à travailler sur des documents vivants ; l'archivage à valeur probante répond à d'autres exigences.
- Oublier la sortie. Exigez l'export complet des documents et de leurs métadonnées en fin de contrat, dans un format exploitable : c'est le sujet de la réversibilité.
- Vouloir tout numériser d'un coup. Commencez par les flux entrants, puis traitez le stock papier par priorité : les armoires attendent depuis des années, elles patienteront quelques mois de plus.
- Sous-estimer l'accompagnement. Une GED change les habitudes de classement de tout le monde ; prévoyez des services pilotes et des référents internes.
Dernier conseil : faites tester la recherche aux finalistes sur un échantillon de vos propres documents. Une démonstration sur des documents préparés par l'éditeur trouve toujours tout.
Sources
Publié le 6 octobre 2026