Modèle gratuit · Expression du besoin et cahier des charges
Cahier des charges ERP : modèle et exemple
En bref
Un cahier des charges ERP décrit les processus que le progiciel doit couvrir, les données à reprendre, les intégrations avec vos autres outils, les contraintes de déploiement et de formation, et les critères de choix de l'éditeur et de l'intégrateur. Notre modèle Word gratuit suit ce plan, avec les tableaux à compléter.
Télécharger le modèle
Le modèle, au format Word, compte onze rubriques : contexte, processus couverts, volumétrie, exigences fonctionnelles, reprise de données, intégrations, exigences techniques et sécurité, déploiement et formation, support et maintenance, modèle de prix attendu, conditions de la consultation. Il reprend la structure de notre modèle de cahier des charges général, avec les tableaux propres à un ERP. Pour le recevoir par e-mail, remplissez le formulaire en haut de page.
Concrètement, vous y trouverez :
- Un tableau de huit processus à cocher (inclus ou exclu), des achats au reporting, avec une colonne pour vos particularités.
- Un tableau de volumétrie : utilisateurs par profil, sociétés, articles, clients et fournisseurs actifs, commandes et factures par mois, avec leur évolution prévue.
- Un tableau d'exigences à faire compléter par les candidats (conforme, partiel, non conforme), avec la priorité de chaque ligne.
- Un tableau de reprise de données par type, avec l'historique à reprendre, la qualité actuelle et qui nettoie.
- Un tableau des intégrations, une grille de prix par poste sur la durée du contrat, et le calendrier de la consultation.
Pour vous en servir :
- Cochez les processus du périmètre et supprimez les rubriques sans objet.
- Remplissez la volumétrie avec les chiffres de l'année écoulée et l'évolution prévue sur la durée du contrat.
- Faites rédiger par chaque responsable de processus ses exigences fonctionnelles, puis harmonisez-les et classez-les.
- Complétez la reprise de données et les intégrations avec la DSI.
- Fixez le calendrier, les critères de choix et leur poids avant l'envoi, pas après la réception des offres.
Le modèle se termine par une demande que beaucoup oublient : chaque candidat précise le rôle de l'éditeur et celui de l'intégrateur, et joint deux références de déploiements comparables. Pour les exigences fonctionnelles de la rubrique 4, suivez la méthode du cahier des charges fonctionnel : une fonction par ligne, sans nom de produit.
Les exigences propres
Un ERP touche en même temps la comptabilité, les stocks, les ventes et les achats, et pour des années. Quatre sujets font la différence entre un cahier des charges ERP utile et un catalogue de fonctions.
Processus couverts
Commencez par le périmètre : quels processus l'ERP doit-il porter, lesquels restent dans d'autres outils ? Le modèle en propose huit (achats et approvisionnements, ventes et facturation, stocks et logistique, production, comptabilité générale et analytique, trésorerie, gestion de projets ou d'affaires, reporting). Cochez, puis décrivez en annexe chaque processus inclus, tel qu'il fonctionne aujourd'hui et tel qu'il devra fonctionner demain.
Concentrez-vous sur ce qui vous distingue : des règles de prix particulières, des circuits de validation, plusieurs sociétés ou plusieurs devises, une production à la commande. Le reste, tous les ERP du marché le font. Décrire en détail la saisie d'une facture fournisseur n'apporte rien ; signaler que vos factures se rapprochent de commandes livrées en plusieurs fois, si.
Reprise de données
La reprise de données est l'un des postes les plus souvent sous-estimés d'un projet ERP. Pour chaque type de données (articles, clients, fournisseurs, encours, écritures comptables), le modèle demande le volume, l'historique à reprendre, la qualité actuelle et qui se charge du nettoyage. Ce dernier point compte : le nettoyage revient presque toujours au client, et il prend du temps à des équipes qui ont déjà un travail à plein temps.
Pour la colonne « qualité actuelle », un indicateur simple suffit : la part de doublons et de fiches inactives. Si un tiers de vos fiches fournisseurs n'a pas servi depuis trois ans, écrivez-le. Le candidat saura qu'il faut trier avant de reprendre, et chiffrera en conséquence plutôt que de le découvrir en cours de projet.
Décidez tôt de la profondeur d'historique. Reprendre dix ans de commandes coûte cher et sert rarement ; les garder consultables dans l'ancien système, ou dans un export, suffit souvent. Demandez aussi aux candidats combien de reprises à blanc ils prévoient avant le démarrage : une seule, c'est un pari.
Intégrations
Listez chaque système à relier à l'ERP, avec le sens des échanges, leur fréquence et le moyen prévu : paie, banque, site e-commerce, outil de gestion de la relation client, entrepôt, et désormais plateforme de facturation électronique. Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises assujetties doivent pouvoir recevoir leurs factures électroniques par une plateforme agréée ; l'obligation d'émettre s'étend aux PME et microentreprises au 1er septembre 2027. Demandez à chaque candidat comment son ERP s'y raccorde, et ce que ce raccordement coûte.
| Système à relier | Sens | Fréquence | Moyen (exemple fictif) |
|---|---|---|---|
| Paie | ERP vers paie (affectations analytiques), paie vers ERP (écritures) | Mensuelle | Fichier d'écritures |
| Banque | Relevés vers ERP, virements vers banque | Quotidienne | Échange de fichiers bancaires |
| Site e-commerce | Commandes vers ERP, stocks et prix vers le site | En continu | API |
Pour chaque intégration, précisez qui la réalise et qui la maintient. Une interface développée sur mesure par l'intégrateur devra être reprise à chaque montée de version de l'ERP. Mieux vaut le savoir au moment de comparer les offres que lors de la première mise à jour.
Déploiement et formation
Indiquez comment vous envisagez le déploiement (en une fois ou par lots, avec un site pilote), et surtout le temps que vos équipes pourront y consacrer. Demandez aussi aux candidats leur méthode : ateliers de paramétrage, livraisons intermédiaires, recette, démarrage. Un ERP se paramètre avec des utilisateurs clés qui connaissent les processus ; s'ils ne sont disponibles qu'une demi-journée par semaine, le planning des candidats doit en tenir compte.
Pour la formation, précisez si l'intégrateur forme directement les utilisateurs finaux ou des formateurs internes, qui formeront ensuite leurs collègues. Demandez enfin une période d'accompagnement après le démarrage, avec une présence renforcée les premières semaines : c'est là que les questions arrivent, en même temps que la première clôture mensuelle.
Les erreurs fréquentes
- Reproduire l'existant à l'identique. Un nouvel ERP paramétré comme l'ancien coûte plus cher et apporte peu ; décrivez le processus cible.
- Choisir sur une démonstration préparée par l'éditeur. Fournissez vos propres scénarios, avec vos données, et faites-les dérouler par chaque finaliste.
- Comparer les prix de licences seulement. Sur la durée du contrat, la mise en œuvre, la reprise, la formation et la maintenance pèsent souvent plus lourd ; raisonnez en coût total.
- Accumuler les développements spécifiques. Chacun alourdit les montées de version ; exigez qu'ils soient listés et chiffrés à part.
- Oublier le temps des équipes internes, qui ne figure dans aucune offre mais conditionne tout le planning.
- Confondre l'éditeur et l'intégrateur. Le premier fournit le logiciel, le second le met en place : leurs engagements, et leurs responsabilités, ne sont pas les mêmes.
- Fixer le démarrage en pleine clôture annuelle. Le calendrier tiendra peut-être, la comptabilité beaucoup moins.
- Négliger la recette. Prévoyez des scénarios de bout en bout, de la commande à l'écriture comptable, et une recette formelle avant le démarrage.
La plupart de ces erreurs se corrigent dans le cahier des charges lui-même, avant la consultation. Après la signature, elles se corrigent par avenant, à un prix que vous ne fixez plus.
Sources
Publié le 6 octobre 2026