RFI (request for information) : définition en achats

Que signifie RFI en achats ?

RFI est le sigle de request for information, que l'on traduit par « demande d'information ». On cherche d'ailleurs souvent « RFI achats » pour ne pas tomber sur la radio du même nom. En achats, c'est un questionnaire envoyé à un nombre assez large de fournisseurs potentiels pour comprendre un marché avant d'y acheter. On l'appelle parfois appel à information ou consultation préalable.

Le RFI est la première des trois demandes d'une consultation. Il précède le RFP, qui demande une offre complète, et le RFQ, qui demande un prix sur un besoin figé. Il ne débouche sur aucun achat. Il prolonge le sourcing fournisseur, qui repère les acteurs ; le RFI les fait parler, sur un format commun qui permet de les comparer.

Quand envoyer un RFI

Un RFI se justifie quand vous ne connaissez pas assez le marché pour écrire un cahier des charges crédible ou pour choisir qui consulter. Les situations typiques :

• Un premier achat dans une catégorie, ou le premier depuis plusieurs années.
• Un marché qui a changé : nouvelles technologies, nouveaux acteurs, rachats entre fournisseurs.
• Plusieurs façons possibles de répondre au besoin (logiciel ou prestation, achat ou abonnement) entre lesquelles vous hésitez.
• Un budget à estimer avant de demander son accord à la direction.
• Un panel de fournisseurs trop réduit, que vous voulez élargir.

Laissez aux fournisseurs deux à trois semaines, le temps de rassembler les bonnes informations sans en faire un projet. Et si vous connaissez déjà bien le marché et vos fournisseurs, passez votre tour : un RFI de principe ajoute des semaines au calendrier pour confirmer ce que vous savez.

Pensez aussi à ce que vous révélez. Un RFI part vers des fournisseurs que vous ne connaissez pas encore : décrivez le besoin assez pour obtenir des réponses utiles, sans livrer votre budget, vos difficultés internes ou le nom du fournisseur en place. Si le sujet est sensible, faites signer un accord de confidentialité avant d'envoyer le détail.

Les questions à poser

Un bon RFI tient en une vingtaine de questions, regroupées par thème, avec un format de réponse imposé. Un questionnaire de cent questions décourage les meilleurs fournisseurs, et ressemble à une demande de conseil gratuit. Les quatre thèmes classiques :

Entreprise

• Raison sociale, date de création, effectif, chiffre d'affaires des derniers exercices.
• Actionnariat, et recours éventuel à la sous-traitance sur ce type de prestation.
• Implantations, et équipes qui interviendraient pour vous.
• Certifications et engagements (sécurité, qualité, environnement) en rapport avec le besoin.

Solution

• Description de l'offre et de ce qui la distingue de celles des concurrents.
• Couverture de vos principaux besoins, décrits en quelques lignes chacun.
• Modalités de mise en œuvre : délais habituels, ressources demandées de votre côté.
• Feuille de route, pour un logiciel, et dépendances techniques éventuelles.

Références

• Clients comparables par la taille, le secteur ou le périmètre.
• Projets similaires réalisés récemment, avec leur durée.
• Possibilité de contacter un ou deux clients, si la démarche se poursuit.

Ordre de prix

• Modèle de tarification : licence, abonnement, forfait, temps passé, unité d'œuvre.
• Fourchette indicative pour un périmètre que vous décrivez (volumes, nombre d'utilisateurs, durée).
• Coûts annexes habituels : mise en place, formation, maintenance, sortie.

Précisez que ces prix sont indicatifs et non engageants. Les fournisseurs répondent plus franchement quand ils savent qu'on ne les tiendra pas à un chiffre donné sans cahier des charges.

Du RFI au RFP

Les réponses au RFI servent à trois choses. D'abord, écrire le cahier des charges avec les bons mots et des exigences réalistes : vous savez désormais ce que le marché sait faire, et ce qu'il ne sait pas faire. Ensuite, choisir les trois à cinq fournisseurs qui recevront le RFP, en écartant ceux dont l'offre ne couvre pas le besoin. Enfin, donner à votre direction un ordre de budget appuyé sur des réponses plutôt que sur une intuition.

Gardez la bonne distance avec les prix reçus. Ce sont des fourchettes données sans cahier des charges, souvent prudentes, parfois optimistes pour rester dans la course. Elles situent un budget ; elles ne le fixent pas, et le RFP donnera les vrais chiffres.

Un tableau simple suffit pour les exploiter : une ligne par fournisseur, une colonne par thème, et une dernière colonne « invité au RFP : oui ou non, pourquoi ». Prévenez les fournisseurs non retenus pour la suite ; ils ont pris du temps à répondre, et vous aurez peut-être besoin d'eux plus tard. L'enchaînement complet des trois demandes est décrit dans le guide RFI, RFP, RFQ.

Publié le 6 octobre 2026