Définition · Appels d'offres privés
RFQ (request for quotation) : définition et usage
En bref
Le RFQ (request for quotation, demande de cotation) demande à plusieurs fournisseurs un prix pour un besoin déjà défini avec précision : quantités, spécifications, délais. Il sert quand la solution est connue et que seul le prix départage, à conformité égale. Les cotations reçues se comparent alors ligne à ligne, sur un même bordereau.
Que signifie RFQ ?
RFQ est le sigle de request for quotation, parfois request for quote : demande de cotation, ou plus simplement demande de prix. L'acheteur sait exactement ce qu'il veut acheter et demande à plusieurs fournisseurs combien ils le factureraient, dans quel délai et à quelles conditions.
La différence avec un devis classique tient à la mise en concurrence : le RFQ part en même temps vers plusieurs fournisseurs, avec le même cadre de réponse, pour que les prix reçus soient comparables. La différence avec un RFP tient à la liberté laissée au fournisseur. Dans un RFP, il propose sa solution ; dans un RFQ, la solution est imposée et il ne chiffre que son prix.
Quand choisir un RFQ
Le RFQ convient quand trois conditions sont réunies :
- Le besoin est entièrement spécifié : référence, plan, quantité, niveau de service, lieu et date de livraison.
- Plusieurs fournisseurs peuvent livrer exactement la même chose.
- Rien d'autre que le prix, le délai et quelques conditions commerciales ne doit départager les offres.
Exemples typiques : du matériel informatique sur une référence constructeur, des pièces fabriquées sur plan, des fournitures sur une liste, des licences d'un logiciel déjà choisi, une prestation standard dont le contenu est fixé (un transport, un nettoyage sur cahier des charges). Le RFQ sert aussi à la fin d'un RFP, pour départager deux fournisseurs sur un périmètre devenu figé.
À l'inverse, si le fournisseur peut répondre « nous ferions plutôt comme ceci », vous êtes dans un RFP. Un RFQ envoyé sur un besoin flou produit des prix qui ne portent pas sur la même chose, et le moins cher sera souvent celui qui a le moins compris.
Que contient une demande de cotation
Une demande de cotation est courte, mais rien ne doit y manquer. Chaque oubli devient une hypothèse du fournisseur, et chaque fournisseur fait la sienne.
- La description précise de chaque article ou prestation : référence, spécification, plan ou norme applicable.
- Les quantités, et leur répartition si les livraisons sont échelonnées.
- Le lieu, la date et les conditions de livraison.
- Le cadre de réponse imposé : un bordereau à remplir, avec les mêmes lignes et les mêmes unités pour tous.
- Les éléments à chiffrer à part : transport, installation, formation, garantie étendue.
- Les conditions de paiement attendues et la durée de validité demandée pour la cotation.
- La date limite de réponse et l'interlocuteur à qui poser les questions.
Exemple, avec des données fictives : « Cotation pour 40 ordinateurs portables, référence [modèle], configuration [processeur, mémoire, stockage], livrés à Lyon au plus tard le [date], garantie trois ans sur site. Prix unitaire hors taxes, frais de livraison à part, validité de l'offre 60 jours. Réponse sur le bordereau joint avant le [date]. »
Comparer les cotations
Comparer des cotations semble simple : on prend la moins chère. C'est vrai à une condition, que toutes portent sur la même chose, d'où les deux réflexes ci-dessous : un bordereau commun et le coût complet. Vérifiez aussi les à-côtés que le prix ne montre pas : le délai de livraison promis, la durée de validité de la cotation, les quantités minimales de commande. Une cotation imbattable mais valable dix jours, ou livrable dans trois mois, n'est pas toujours la meilleure affaire.
Bordereau de prix
Le bordereau de prix impose à tous les fournisseurs le même découpage : mêmes lignes, mêmes unités, mêmes quantités. Les prix se comparent alors ligne à ligne, et un écart anormal saute aux yeux. Un prix très bas sur une ligne peut signaler une erreur ou une mauvaise compréhension du besoin ; mieux vaut le faire confirmer par écrit que le découvrir à la livraison. Si un fournisseur renvoie son propre format, demandez-lui de remplir le bordereau : sinon c'est vous qui ferez la conversion, et ses hypothèses avec.
Coût complet
Le prix unitaire n'est pas le prix payé. Ajoutez tout ce qui dépend du fournisseur : transport, installation, consommables, maintenance, garantie, conditions de paiement, et, pour un achat récurrent, la règle de révision des prix. Exemple avec des chiffres fictifs, pour 40 unités :
| Fournisseur A | Fournisseur B | |
|---|---|---|
| Prix unitaire | 950 € | 990 € |
| Total des unités (× 40) | 38 000 € | 39 600 € |
| Livraison et installation | 2 400 € | Incluses |
| Garantie trois ans sur site | 1 600 € | Incluse |
| Coût complet | 42 000 € | 39 600 € |
Le fournisseur le moins cher à l'unité coûte 2 400 € de plus au total. C'est pour cela qu'on demande le coût complet. Pour situer le RFQ par rapport aux deux autres demandes, voyez les différences avec le RFI et le RFP.
Publié le 6 octobre 2026