Lettre de demande de renouvellement d'un contrat : modèle

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Le modèle est une lettre de demande de renouvellement de contrat, au format Word : rappel du contrat et de son échéance, date de réponse attendue, tableau des points à examiner (prix, périmètre et volumes, durée et sortie, niveaux de service, révision des prix), puis une phrase qui précise que rien n'est acquis avant signature. Une check-list, à supprimer avant l'envoi, aide à rassembler les chiffres. Pour le recevoir par e-mail, remplissez le formulaire en haut de page.

Quand l'envoyer

Avant la date limite de dénonciation (échéance moins préavis), avec de la marge. Une demande envoyée deux semaines avant cette date ne laisse le temps de rien, et le fournisseur le sait : vous ne pourrez bientôt plus partir.

Demandez une réponse au moins six semaines avant la date limite : vous gardez le temps de négocier, de consulter un concurrent si l'offre déçoit, ou d'envoyer une lettre de non-reconduction. Le calendrier complet, de l'inventaire des échéances à la signature, est dans notre guide pour renouveler un contrat fournisseur.

Cette lettre ne dénonce pas le contrat. S'il est à tacite reconduction et qu'aucun accord n'est signé à la date limite, il repart aux conditions actuelles, révision de prix comprise, à moins que le fournisseur ne l'ait lui-même dénoncé.

Ce qu'il faut demander dans la lettre

« Merci de nous faire une proposition » appelle une proposition vague, et rarement à la baisse. Demandez des réponses précises sur cinq sujets :

• Le prix : maintien des prix unitaires, ou toute évolution détaillée ligne par ligne, avec son montant et sa justification.
• Le périmètre : volumes ajustés à la consommation réelle, licences inutilisées retirées, besoins nouveaux ajoutés.
• La durée : la période souhaitée, la reconduction, le préavis et une éventuelle sortie anticipée.
• Les niveaux de service : engagements revus au vu des incidents de l'année.
• La révision des prix : indice de référence, date d'application, plafond annuel.

Avec un fournisseur établi de longue date, dosez la baisse des volumes : depuis la loi n° 2026-796 du 18 août 2026, une réduction substantielle imposée pendant la négociation peut lui être reprochée (article L442-1 du Code de commerce). Appuyez-la sur la consommation réelle et annoncez-la tôt.

Joignez vos chiffres (consommation des douze derniers mois, licences actives, incidents) : une demande chiffrée se discute, une impression se conteste. Dans Naigo, l'agent de préparation du renouvellement rassemble contrat, avenants, prix et usages, et vous remet un brief sourcé avant l'échéance.

Enfin, écrivez la nouvelle durée dans l'avenant ou le nouveau contrat : sans durée écrite, le Code civil fait du contrat renouvelé un contrat à durée indéterminée (article 1214).

Et si le fournisseur propose une hausse ?

Au renouvellement, le fournisseur peut proposer un nouveau prix, et vous pouvez le refuser : « nul ne peut exiger le renouvellement du contrat » (article 1212 du Code civil), ni lui ni vous. Si le contrat se reconduit tacitement, le prix et la clause d'indexation, plafond compris, continuent ; s'il renvoie au « tarif en vigueur » ou se renouvelle par un nouvel accord, le prix se renégocie. Le fournisseur peut, lui aussi, dénoncer le contrat dans le délai de préavis s'il n'obtient pas son prix.

Demandez la hausse ligne par ligne, avec sa justification : un « +7 % » global peut mélanger indexation, fin de remise et changement de gamme. Comparez-la à la clause de révision du contrat en cours, puis à une offre concurrente si vous avez le temps d'en demander une. Les arguments et les recours sont détaillés dans notre guide sur la hausse de prix d'un fournisseur.

Si la discussion traîne et que la date limite approche, envoyez la lettre de non-reconduction, au moins deux semaines avant cette date et à condition d'avoir une solution de repli : si la négociation échoue, le contrat s'arrêtera à l'échéance. Elle n'empêche pas d'en signer un nouveau avec le même fournisseur, et rappelle à chacun que vous avez le choix.

Publié le 9 octobre 2026

Informations générales, à jour à la date indiquée : elles ne remplacent pas l'avis d'un professionnel du droit sur votre situation.