Guide · Achats IT : infogérance et contrats IT
Infogérance PME : ce qu'il faut savoir avant de choisir
En bref
Pour une PME sans équipe informatique, l'infogérance couvre le plus souvent le parc de postes, les sauvegardes, la sécurité, la messagerie et le support aux utilisateurs, pour un forfait mensuel par poste ou par service. Bien menée, l'infogérance pour PME donne à une entreprise de dix ou cinquante salariés une informatique suivie, sans recruter une équipe.
Pourquoi l'infogérance en PME ? Parce que dans beaucoup de petites entreprises, l'informatique repose sur une seule personne : un salarié passionné, le dirigeant lui-même, ou le proche d'un associé qui « s'y connaît ». Cela fonctionne, jusqu'à la première attaque informatique ou au départ de cette personne, qui emporte avec elle les mots de passe et la mémoire du système.
Ce qu'une PME peut confier
| Bloc | Ce qu'il comprend | Pourquoi le confier |
|---|---|---|
| Support aux utilisateurs | Assistance par téléphone ou e-mail, prise en main à distance | Les salariés cessent de dépanner leurs collègues |
| Parc informatique | Installation, mises à jour, renouvellement des postes, inventaire | Des postes homogènes et à jour |
| Sauvegardes | Sauvegarde des données et des serveurs, tests de restauration | La seule protection réelle contre la perte de données |
| Sécurité | Antivirus, correctifs, pare-feu, gestion des accès | Les attaques ne visent pas que les grands groupes |
| Messagerie et outils collaboratifs | Comptes, licences, partages de fichiers | Des comptes créés et supprimés à temps |
| Réseau et téléphonie | Accès internet, Wi-Fi, téléphonie, liaisons entre sites | Un seul interlocuteur en cas de panne |
| Logiciels métier | Relation avec l'éditeur, mises à jour | Moins de temps perdu entre éditeur et prestataire |
Le bloc qui justifie souvent à lui seul l'infogérance informatique d'une PME, c'est la sauvegarde. Beaucoup d'entreprises en ont une ; toutes ne l'ont pas déjà restaurée. Tant qu'une sauvegarde n'a jamais été restaurée, personne ne sait si elle fonctionne. Exigez un test de restauration régulier, avec un compte rendu.
Ce que la PME garde : les décisions (budget, choix des logiciels, priorités), la maîtrise des accès sensibles (comptes administrateurs, noms de domaine, accès bancaires) et la relation avec les éditeurs de ses logiciels métier, même si le prestataire peut l'y aider. Un prestataire peut tout gérer ; il ne doit pas être le seul à pouvoir tout ouvrir.
Par où commencer ? Rien n'oblige à tout confier d'un coup. Un ordre raisonnable :
- Un audit de départ : inventaire du parc, des comptes, des sauvegardes et des failles évidentes.
- La sauvegarde et la sécurité, qui protègent l'entreprise contre les pires scénarios.
- Le support aux utilisateurs et la gestion du parc, qui font gagner du temps à tout le monde.
- Le reste (réseau, téléphonie, logiciels métier) au fil des échéances des contrats en place.
Forfait par poste ou par service
Deux modèles de prix dominent dans l'infogérance pour PME.
Le forfait par poste, ou par utilisateur, couvre un ensemble de services pour chaque poste géré : support, mises à jour, antivirus, supervision, parfois sauvegarde. Il suit naturellement la taille de l'entreprise : un recrutement, un poste de plus. C'est le plus lisible, à condition de savoir exactement ce que recouvre « un poste ».
Les questions qui font la différence entre deux forfaits par poste en apparence identiques : le support à distance est-il illimité ? Les déplacements sur site sont-ils inclus, et combien ? La licence d'antivirus et celle de l'outil de sauvegarde sont-elles comprises, avec quel volume de stockage ? L'arrivée et le départ d'un salarié (création du compte, préparation du poste, fermeture des accès) sont-ils couverts ? Et les téléphones mobiles comptent-ils comme des postes ?
Le forfait par service découpe l'offre en briques : un prix pour le support, un pour la sauvegarde, un pour la sécurité, un pour la messagerie. Il permet de ne prendre que ce dont vous avez besoin, mais complique la comparaison, car chaque prestataire découpe à sa façon.
| Forfait par poste | Forfait par service | |
|---|---|---|
| Lisibilité | Forte | Moyenne |
| Suit la croissance | Automatiquement | Service par service |
| Comparaison entre offres | Simple, si le contenu d'un poste est le même | Difficile |
| Risque principal | Payer des services inutiles | Oublier un service essentiel |
Combien coûte une infogérance pour une PME ? Le budget dépend du nombre de postes, du contenu du forfait, des horaires de support et de la part d'interventions sur site, sans oublier les frais de démarrage et le hors forfait. Les prix « à partir de » affichés en ligne portent rarement sur le même contenu : demandez des devis sur un périmètre écrit. La méthode pour construire et comparer ce budget est détaillée dans notre guide des tarifs.
Pour une très petite structure, une banque d'heures peut suffire : un volume d'heures prépayé, consommé au fil des demandes. C'est souple, mais ce n'est pas de l'infogérance : entre deux appels, personne ne surveille rien.
Pensez enfin le budget sur la durée du contrat, pas sur un mois. Le renouvellement des postes, les licences qui augmentent, les recrutements prévus et la révision annuelle des prix pèsent souvent plus, au bout de trois ans, que l'écart entre deux forfaits mensuels.
Choisir quand on n'a pas de DSI
C'est le paradoxe de la PME : il faut des compétences informatiques pour choisir un prestataire informatique. Quelques réflexes compensent largement.
- Écrire le besoin en langage simple : combien de personnes, quels logiciels, quels sites, quels horaires, et ce qui a posé problème ces douze derniers mois. Trois pages suffisent.
- Consulter trois prestataires avec la même description, pour obtenir des offres comparables.
- Demander un audit de démarrage avec un rapport écrit : il vous donne un état des lieux, que vous restiez ou non avec ce prestataire.
- Rencontrer le technicien qui s'occupera de vous, pas seulement le commercial.
- Appeler deux clients de taille comparable : délais réels, qualité des échanges, factures hors forfait.
- Vérifier la proximité si vous avez besoin d'interventions sur site.
Pour la sécurité, un repère existe : le label ExpertCyber, porté par le dispositif public Cybermalveillance.gouv.fr, distingue des prestataires audités qui sécurisent et assistent les entreprises, y compris les plus petites. Il ne remplace pas vos propres vérifications, mais il donne une première liste.
Désignez aussi un référent interne, même non spécialiste : la personne qui centralise les demandes, assiste au point mensuel et valide les devis. Sans lui, le prestataire finit par décider seul, y compris de ce qui est facturé. La méthode complète pour choisir son prestataire s'applique aussi en PME, en version allégée.
Les erreurs les plus fréquentes :
- Choisir sur le prix par poste sans comparer ce qu'il contient.
- Signer sans avoir fait d'inventaire : le prestataire découvre alors le parc réel au premier mois, et le forfait suit.
- Laisser le prestataire seul détenteur des mots de passe administrateurs.
- Ne jamais tester la sauvegarde.
- Oublier la date de dénonciation du contrat, puis repartir pour la même durée.
Un mot sur la taille du prestataire. Une PME de vingt postes est un client important pour un infogérant local de dix personnes, et un client parmi des centaines pour un grand groupe. Les deux peuvent bien vous servir ; demandez simplement à chacun combien de clients de votre taille il suit, et qui vous répondra au téléphone.
Le contrat : points clés
Un contrat d'infogérance de PME tient parfois en quelques pages de conditions générales. Lisez-les, et vérifiez au minimum :
- Le contenu exact du forfait, et la liste de ce qui est facturé en plus.
- Les horaires de support et les délais d'intervention, écrits noir sur blanc.
- La durée d'engagement et la reconduction : méfiez-vous des engagements longs reconduits tacitement, dont la date limite de dénonciation arrive vite.
- La propriété des accès : comptes administrateurs, mots de passe et noms de domaine à votre nom, ou au moins communiqués et tenus à jour.
- Les sauvegardes : fréquence, durée de conservation, lieu de stockage, et un test de restauration au moins une fois par an.
- La sortie : restitution des accès, des données et de la documentation, et le prix de cette aide.
- Les données personnelles : le prestataire y a accès, le contrat doit donc comporter les clauses prévues par l'article 28 du RGPD.
Le Prestataire tient à jour la liste des comptes à privilèges, des identifiants d'administration et des noms de domaine utilisés pour le Service. Cette liste, accompagnée des identifiants correspondants, est remise au Client sous pli sécurisé à la mise en service, puis à chaque modification, et en tout état de cause à la fin du Contrat.
Le matériel loué en même temps que l'infogérance mérite une attention particulière : le contrat de location a souvent sa propre durée et ses propres conditions de sortie, distinctes de celles du contrat de service.
Enfin, notez la date d'échéance et le préavis dès la signature. Entre professionnels, le prestataire n'a aucune obligation de vous rappeler que le contrat va se reconduire, et il a rarement intérêt à le faire.
Sources
Publié le 5 octobre 2026